En accompagnant des associations et des fondations dans leur transformation digitale, j’ai appris à optimiser mon temps pour jongler entre élaboration de stratégies digitales, création de sites web, développement d’application no-code et formations. Voici les 10 habitudes qui m’ont permis d’être plus efficace tout en maintenant une qualité de service optimale pour mes clients du secteur non-profit.
1. La méthode des trois tâches prioritaires adaptée aux projets associatifs
Chaque soir, je prends le temps d’identifier les trois priorités essentielles du lendemain. Cette pratique, cruciale dans mon travail, me permet de structurer ma journée efficacement. Cela m’évite de me disperser entre les multiples sollicitations quotidiennes et garantit que chaque journée fait avancer significativement les projets. Rien de pire que de me retrouver le soir, lessivée, et avec le sentiment de n’avoir rien fait.
2. Les blocs de temps créatif
J’ai instauré des « blocs de temps créatif » de 90 minutes, essentiels pour :
- Le design de sites web efficaces
- La création d’applications no-code
- L’élaboration de supports de formation
Pendant ces moments, je coupe toutes les notifications et me concentre uniquement sur la création. Cette pratique est particulièrement importante lors du développement de solutions digitales qui doivent être à la fois économiques et impactantes pour les associations.
3. La règle de la documentation immédiate
Si une manipulation technique prend moins de deux minutes à réaliser, je la documente immédiatement pour mes clients associatifs. Cela enrichit progressivement mes supports de formation et facilite l’autonomisation des équipes que j’accompagne. Aussi, cela me permet de me décharger mentalement et de ne pas alourdir ma todo list.
4. La pause réflexive
Ma pause déjeuner devient souvent un moment de veille sur les innovations du secteur non-profit. Je consacre 20 minutes à :
- Explorer les nouvelles fonctionnalités des outils no-code
- Découvrir des sites d’associations inspirants
- Me tenir informé des tendances du secteur
5. L’organisation des demandes clients
J’utilise une méthode simple pour gérer les demandes des associations :
- Urgent & Important : Actions immédiates (problèmes techniques critiques)
- Important & Non-urgent : Planification stratégique
- Urgent & Non-important : Délégation si possible
- Ni urgent ni important : Documentation pour autoformation
6. La routine de démarrage de projet
Pour chaque nouveau projet associatif, je suis une checklist précise :
- Analyse des besoins spécifiques de l’association
- Vérification des contraintes budgétaires
- Identification des solutions no-code adaptées
- Création d’un planning d’autonomisation
7. L’utilisation optimisée des outils no-code
Je maintiens une base de connaissance des différents outils que j’utilise :
- Templates réutilisables pour sites web associatifs
- Workflows automatisés pour la gestion de membres
- Solutions de dons en ligne pré-configurées
Cette bibliothèque me permet d’être plus efficace dans mes déploiements tout en maintenant des coûts accessibles.
8. La méthode d’autonomisation progressive
Plutôt que de tout faire moi-même, je structure mes interventions en phases :
- Formation initiale sur les bases
- Accompagnement sur les premiers usages
- Support ponctuel sur les cas complexes
- Documentation détaillée pour l’autonomie
9. Les formations optimisées
Mes sessions de formation suivent un format précis :
- 30 minutes de théorie maximum
- 45 minutes de pratique guidée
- 15 minutes de questions/réponses
- Documentation accessible post-formation
Cette structure garantit une meilleure rétention des compétences pour les équipes associatives.
10. La revue de projets hebdomadaire
Chaque vendredi, je consacre du temps à :
- Évaluer l’avancement des projets en cours
- Vérifier l’autonomie acquise par mes clients
- Identifier les besoins en support supplémentaire
- Planifier les formations de la semaine suivante
- Mettre à jour ma base de ressources no-code
Conclusion
Dans le secteur non lucratif, où chaque euro compte, être productif ne signifie pas seulement travailler plus vite, mais surtout optimiser chaque intervention pour maximiser l’impact et l’autonomie des structures que nous accompagnons.
Ces habitudes m’ont permis de trouver le juste équilibre entre efficacité opérationnelle et qualité d’accompagnement. Elles peuvent être adaptées à votre contexte, que vous soyez consultant, formateur ou responsable digital dans une association.
La clé est de construire progressivement un système qui vous permet de délivrer une valeur maximale à vos clients associatifs, tout en maintenant votre énergie et votre créativité sur le long terme.