Fondation Pierre & Vacances pour les Familles

Contexte & enjeux

La Fondation Pierre & Vacances pour les Familles porte le mécénat du groupe (marques Pierre & Vacances et Center Parcs) en s’appuyant sur l’engagement de ses collaborateur·rices (les ambassadeur·ices) auprès d’associations partenaires, à travers des chantiers solidaires et des dons en nature, dans plusieurs pays.

Jusque-là, le suivi reposait sur une logique de collecte de données au service du rapport d’activité annuel : des tableurs où chaque information devait être ressaisie, avec les effets classiques (doublons, risque d’erreur, historique fragile). Difficile, dans ce cadre, de passer du bilan à l’analyse : comprendre ce qui fonctionne, ce qu’il faut creuser, ce qu’il faut peut-être arrêter.

Mission

La Fondation nous a confié la conception d’une application no-code sur Airtable capable de centraliser l’ensemble du cycle du mécénat (des partenariats aux rapports d’actions saisis sur le terrain) et de transformer une base de reporting en véritable outil d’aide à la décision.

Fidèles à notre méthode « done with you », nous avons construit l’outil en co-construction avec les équipes, puis nous les avons formées pour qu’elles en soient pleinement autonomes : les ambassadeur·ices sur le terrain, la responsable de la qualité des données, et la direction qui pilote.

Notre approche

• Partir du métier réel. Nous avons cartographié avec les équipes les objets métier (partenariats, associations, ambassadeur·ices, chantiers, sites, dons) et leurs relations, avant toute configuration.
• Une donnée saisie une seule fois. Le relationnel d’Airtable supprime doublons et ressaisies : une information vit à un seul endroit et se référence partout.
• Une interface par rôle. Nous séparons le « moteur » (les données) du « cockpit » (les interfaces) : chacun ne voit que ce dont il a besoin, ce qui limite les erreurs.
• Guider pour fiabiliser. Une navigation « en puits » (partenariat → chantier → rapport) garantit que chaque donnée est correctement reliée à sa source.
• Préserver l’historique. On archive, on ne supprime jamais : les statuts Actif / Inactif protègent les statistiques passées.
• Transmettre l’autonomie. Les équipes gardent la main (jusqu’à ajouter elles-mêmes des textes d’aide dans les interfaces), sans support technique.

Solution technique

Une base Airtable relationnelle articulée autour d’une table pivot Partenariats, reliée aux associations, ambassadeur·ices, sites, partenaires, chantiers solidaires et rapports d’actions, complétée de tables temporelles (années, trimestres, exercices) pour tous les calculs périodiques.

• Calculs automatisés. Valeur marchande du mécénat de compétences, score d’engagement des collaborateur·ices, totaux consolidés par marque, pays et exercice, et indicateurs d’impact : heures de mécénat, valeur marchande, familles impactées.
• Interfaces terrain (ambassadeur·ices). Tableau de bord personnel, saisie guidée des rapports de chantiers (heures, description, photos), auto-contrôle avant transmission, suivi chiffré de leur engagement.
• Interfaces qualité des données. Vérification et correction des partenariats, associations, ambassadeur·ices, partenaires et sites ; saisie des dotations via un formulaire, dans une grille de prix versionnée.
• Interfaces de pilotage (direction). Tableau de bord de la fondation, reporting macro consolidé pour les comités de direction et le conseil d’administration, suivi des partenariats, podium de l’engagement.
• Fiabilité « by design ». Navigation guidée, champs calculés verrouillés, archivage plutôt que suppression, et interfaces non partagées publiquement pour protéger des données confidentielles.

Résultats

• Fin des ressaisies et des doublons : chaque information est saisie une fois et se met à jour partout.
• Un reporting consolidé prêt pour les comités de direction et le conseil d’administration (totaux par marque, pays, exercice ; indicateurs de valorisation).
• Le passage du bilan à l’analyse : croiser plusieurs dimensions en quelques clics (quel pays cumule le plus d’heures de mécénat, quels partenariats sont sans rapport depuis trois mois, quelles associations restent peu mobilisées).
• Des équipes autonomes à chaque niveau (saisie terrain, contrôle qualité, pilotage) sans dépendance à un prestataire pour l’usage quotidien.

Impact & valeur ajoutée

En transformant une base de reporting en outil d’analyse, la Fondation peut concentrer son énergie sur l’essentiel : piloter finement son mécénat et en maximiser l’impact auprès des familles.

« On est passé d’une logique de bilan et de conservation de données pour notre rapport d’activité à une interprétation et un rapport d’analyse beaucoup plus fine sur notre façon de faire du mécénat, sur ce qui fonctionne, ce qu’il faut creuser, ce qu’il faut peut-être arrêter. »