Refugee Food Organisme de formation

Contexte & enjeux

Refugee Food œuvre pour l’inclusion des personnes réfugiées par la gastronomie. Au-delà de ses événements et de son plaidoyer, l’association porte un organisme de formation certifié Qualiopi qui accompagne des promotions successives vers les métiers de la cuisine, de la pré-formation à la formation de commis de cuisine.

Piloter un organisme de formation, c’est faire coexister une multitude d’acteurs et d’obligations : candidat·es et prescripteurs, formateur·rices internes et externes, restaurateurs partenaires de stage, conseiller·es en insertion, financeurs. Le tout sous une exigence de traçabilité Qualiopi et de conformité RGPD particulièrement forte, s’agissant de données personnelles sensibles relatives à un public vulnérable.

Avant notre intervention, ce pilotage reposait sur une constellation d’outils dispersés (formulaires, tableurs, documents partagés) avec les effets habituels d’une association en croissance : ressaisies multiples, risque d’erreur dans les convocations et les relances, charge mentale élevée, et difficulté à consolider les indicateurs d’impact attendus par les financeurs.

Mission

Refugee Food nous a confié la conception d’une application no-code sur Airtable capable de centraliser l’intégralité du cycle de vie de la formation, structuré en trois temps : la planification (préparation et sourcing) en amont, l’exécution (formation, stage, accompagnement), et le suivi en aval.

Fidèles à notre méthode « done with you », nous avons mené la mission en co-construction avec l’équipe de l’organisme de formation. L’objectif n’était pas seulement de livrer un outil, mais de le calquer sur les processus réels de l’association et d’en transmettre la maîtrise en interne, sans créer de dépendance à un logiciel propriétaire coûteux.

Notre approche

• Partir des processus réels. Nous avons cartographié avec l’équipe les 7 processus clés de l’organisme (de la préparation à la sortie de formation) avant d’écrire la moindre ligne de configuration.
• Autonomiser les premiers concernés. Chaque acteur (coordination, formateur·rices, conseiller·es en insertion) dispose d’une interface adaptée à son métier, pour saisir l’information là où elle naît.
• Rester sobre. Une base unifiée, des automatisations ciblées sur les tâches à faible valeur ajoutée, et une génération documentaire qui remplace les manipulations manuelles répétitives.
• Sécuriser dès la conception. Le traitement de données sensibles a été pensé en amont, l’association étant responsable de traitement au sens du RGPD.

Solution technique

Une base Airtable unifiée qui suit chaque personne et chaque promotion sur l’ensemble du parcours, complétée d’interfaces personnalisées par rôle et d’automatisations ciblées.

• Sourcing & sélection. Base de candidatures unique alimentée par formulaire, table prescripteurs avec sollicitation d’orientations par promo, suivi des info-collectives, tests de français et immersions (jusqu’à la signature d’entrée en formation, qui génère automatiquement la nouvelle promotion).
• Préparation. Table formateur·rices (contrats, chartes, suivi des heures, suivi de paiement des prestations), table prestataires, et suivi budgétaire par promo (prévisionnel vs réalisé, devis et factures archivés, transmission comptable).
• Génération documentaire automatisée. Calendriers, convocations personnalisées, contrats de formation, autorisations de droit à l’image, conventions de stage, feuilles d’émargement au format Qualiopi, attestations et relevés de notes (en PDF prêts à imprimer et archivés).
• Automatisations de coordination. Convocations par SMS et e-mail, relances à J-1, alertes en cas d’absence de signature ou de justificatif, remontée des réclamations, envois aux financeurs et à la comptabilité.
• Suivi & évaluation. Émargements (papier ou tablette), suivi des absences, évaluation des stagiaires par module, fiches bilan de séance, questionnaires de satisfaction.
• Stage & insertion. Table restaurateurs partenaires, suivi des stages, conventions et livrets générés automatiquement, questionnaires de bilan.
• Accompagnement socio-professionnel. Une interface dédiée permet aux conseiller·es en insertion de tenir à jour directement les informations sociales des stagiaires, avec génération de notes sociales en cas de passation.
• Sortie & impact. Suivi post-formation aux jalons clés (2 semaines à 24 mois), statuts de sortie normalisés, indicateur « sorties positives », communauté alumni, et consolidation des indicateurs d’impact collectés à l’entrée et à la sortie.

Résultats

• Un système unifié pour tout le cycle de formation, sans ressaisie ni double manipulation.
• Une traçabilité Qualiopi consolidée : émargements, convocations et documents au bon format.
• Une réduction du temps passé sur les tâches administratives.
• Une fiabilité accrue des convocations, relances et alertes, désormais automatisées.
• Des indicateurs d’impact produits en continu, prêts pour les bilans financeurs.
• Un outil maintenable en interne, évolutif, sans dépendance à un logiciel propriétaire.

Impact & valeur ajoutée

En fiabilisant et en automatisant la gestion de son organisme de formation, Refugee Food peut concentrer son énergie sur l’essentiel : accompagner des personnes réfugiées vers l’emploi par les métiers de la cuisine. Moins de charge administrative, c’est plus de temps pour la pédagogie, l’accompagnement individuel et le lien humain.